NIVELACIÓN PRIMER AÑO ESJA 29
¿QUÉ ES UNA
ORGANIZACIÓN?
Microsoft,
Coca-Cola, Universidad de Buenos Aires, Club Deportivo, Garbarino, Asociación
Barrial, Ministerio de Economía: cada una de estas palabras puede ser asociada
con organizaciones distintas por cada persona.
Así
como hay distintos tipos de organizaciones en la práctica, hay también varias
definiciones del concepto organización. A continuación veremos dos de ellas: la
primera es de J. Ader, que define la organización como:
"[...] un sistema
social compuesto por individuos o grupos de individuos que, mediante la utilización
de recursos, desarrollan un sistema de actividades interrelacionadas y coordinadas
para el logro de un objetivo común, dentro de un contexto con el que establecen
una influencia recíproca".
Un
sistema social es un conjunto
de individuos (gente) que se relacionan entre sí.
Utilizan recursos se refiere a que se valen de medios materiales
(capital, materias primas, maquinarias, inmuebles, etcétera) y humanos. Con el
solo hecho de agruparse no alcanza para ser una organización, sino que se deben
procurar estos medios como requisito para alcanzar objetivos.
A
su vez, que las actividades estén coordinadas
significa que éstas se desarrollan dentro de un orden armónico, lógico,
previsible, revisable y, por ende, corregible.
Por
último, el contexto es el
medio ambiente externo a la organización que influye en su funcionamiento ya la
vez es influido por ella.
Se
puede analizar esta definición desde tres perspectivas, que van de lo general a
lo particular.
La
primera perspectiva se refiere a la naturaleza
social de las organizaciones: quiere decir que los objetivos que se
persiguen desde éstas requieren de una agrupación. Sugiere que en conjunto se
puede llegar más lejos que solo, y que una forma de lograrlo es a través de la
conformación de organizaciones.
Esta
necesidad de agruparse es estudiada, asimismo, desde disciplinas tales como la
sociología y la psicología, la psicología social y la administración.
Una
segunda perspectiva permite pensar a las organizaciones desde la "de la
modalidad de coordinar acciones de
trabajo -a la cual denominaremos "organización del trabajo"- que
refiere al momento previo al trabajo, al de su realización y su posterior
control. Es la forma que una persona percibe cuando entra a una empresa a
comprar, por ejemplo, un televisor y puede observar que la modalidad en que
está organizada difiere de otra, aun cuando sean del mismo rubro.
Cuando
se advierte la necesidad de coordinar acciones de trabajo (segunda perspectiva)
es necesario asignar funciones y tareas a los miembros de la organización,
estableciendo normas que regulen su accionar (tercera perspectiva) .A esta
forma la denominaremos "organización funcional" .Por ejemplo, en un
restaurante están los grupos que trabajan en la cocina, los que atienden al
público en el salón, los que cobran en la caja, los que limpian, etcétera. Esta
forma se denomina "funcional". Peter DrucKer, uno de los pensadores
contemporáneos más importantes en temas de administración, define la
organización como:
[...] un grupo humano, compuesto por
especialistas que trabajan juntos en una tarea común. A diferencia de sociedad,
comunidad o familia [...] una organización está diseñada a ( propósito y no se
basa ni en la naturaleza psicológica del hombre ni en su necesidad biológica.
No obstante, y en tanto creación humana, está pensada para que dure, tal vez no
eternamente, pero sí durante un período considerable".
Drucker
aporta los conceptos de propósitos y
saberes como elementos distintivos a fin de que una organización sea
productiva y eficaz.
En
cuanto a los propósitos, señala que es el hombre quien desea crear una
determinada organización. No surge de la casualidad sino de la "causalidad".
Es decir que la intención de crear una organización para alcanzar fines, es una
"causa", justamente, de su creación.
Como
la organización se desarrolla en un tiempo considerable, dichos propósitos son
mantenidos, revisados y renovados por sus miembros en el transcurso de ese
tiempo.
En
cuanto a los saberes, Drucker señala que el grupo humano está formado por
especialistas. No cualquiera puede formar parte de determinada organización,
sino que para cada tipo de organización se requiere un perfil que abarque condiciones
personales y también determinados conocimientos y experiencias.
Esto
también caracterizará y diferenciará a la organización, es decir que para un
estudio contable se requerirán contadores y/o estudiantes de ciencias
económicas; para un hospital, médicos y enfermeras; para una empresa
transportista, choferes, etcétera.
En
síntesis, son ricas y diversas las definiciones sobre las organizaciones. En
general, todas toman en cuenta al grupo humano, la coordinación de tareas y el
logro de objetivos.
Es importante resaltar el
valor de los aportes de los diversos autores que; han investigado y escrito
acerca de este tema pues nos acercan al conocimiento de sus características más
salientes y nos ayudan a comprender su gestión. Pero ¿Podemos hallar una
definición única y universal de lo que es una organización? Después de ver las
características, elementos y tipos de organizaciones trataremos de aproximarnos
a una respuesta.
CARACTERÍSTICAS DE
LAS ORGANIZACIONES
La mayoría de las organizaciones tienen
características en común: .dan trabajo y generan empleo;
- crean y satisfacen necesidades;
- crean y elaboran productos o servicios; .producen
y transmiten tecnología;
- crean, transmiten y reciben manifestaciones de la
cultura; .distribuyen y redistribuyen recursos; generan, poseen y
transmiten poder;
- son medios para crear, conservar, transmitir y
modificar el conocimiento; .son indicadores de la sociedad actual; crean
símbolos, imagen y prestigio;
- posibilitan alcanzar objetivos generales y
particulares;
- permiten las vinculaciones entre individuos y
grupos, los que constantemente interactúan entre sí;
- son espacios de desarrollo personal y
profesional.
Las
características señaladas, que son sólo las más significativas, indican la
importancia de las organizaciones en el contexto social y económico de principios
del siglo XXI. Estas características han ido variando, acompañando los cambios
socioeconómicos ya la vez influyendo sobre ellos.
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Los canales de televisión son
organizaciones que dan trabajo a una gran cantidad de personas. ¿Qué
conocimientos tienen sus integrantes de acuerdo con la tarea que desempeñan
(técnica, gerencial, artística administrativa, etc.)?
¿Cuáles son las necesidades
que estas empresas crean en el público y cuáles son las que satisfacen?
¿Por qué son indicadores de la
sociedad actual?
¿Se puede decir que poseen
poder? ¿Por qué?
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ELEMENTOS DE LAS
ORGANIZACIONES
Los
elementos son los recursos con que cuentan y que necesitan las organizaciones
para desarrollar sus actividades y lograr sus fines.
Se
pueden agrupar en seis categorías:
Elemento
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Características
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Ejemplos
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Recursos
humanos
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Es la gente que forma parte, de manera
permanente o transitoria, de la organización.
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El personal de la organización, ya sea en el
nivel operativo, medio o directivo.
Los dueños, socios o accionistas.
Los miembros no permanentes (pasantes)
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Recursos
materiales
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Son los medios necesarios para ser utilizados en
los procesos de producción de bienes o servicios de la organización.
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Materias primas, edificios, maquinarias, dinero, etc.
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Recursos
naturales y energéticos
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Son recursos de los que, por lo general, la
organización no es propietaria, pero debe disponer a cambio de precio para
desarrollar sus actividades
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Agua, energía (eólica, eléctrica, solar, nuclear, etc.), combustibles.
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Ideas,
conocimiento e información
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Recursos generados por el intelecto del hombre,
el avance científico y tecnológico, clave para el desarrollo y evolución de
las organizaciones. Mejoran la toma de decisiones.
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Balances, planes de negocios, patentes, planos, actas de reuniones,
archivos, informes de mercado, etc.
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Elemento
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Características
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Ejemplos
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Recursos
tecnológicos
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La
tecnología convierte el comportamiento espontáneo e irreflexivo en
comportamiento deliberado y racionalizado.
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Métodos,
técnicas y procedimientos para la producción, investigación y
comercialización, software aplicativo, instrumental, etc.
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Nombre, prestigio, símbolos, marcas
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Son
intangibles pero tienen un valor económico. Sirven para identificar a la
organización y las distingue de otras.
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Nike o Topper, Vivere Confort, Canal 13 o Canal 7.
“Es sentir de verdad”, “Just do it”, etc
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TIPOS DE
ORGANIZACIONES
Existen numerosas
clasificaciones de organizaciones. Pero, para simplificar, se las clasificará
aquí según la finalidad para las que
fueron creadas.
Se observan entonces, dos tipos de
organización: con fines de lucro y sin fines de lucro.
Las primeras comprenden a las
denominadas "empresas", es decir las organizaciones cuya finalidad es
ganar dinero.
Las organizaciones
comprendidas en el segundo grupo son aquéllas cuyo fin está relacionado con
aspectos socioculturales, tanto en su intención de mejorar el nivel de vida de
ciertos sectores de la población (a través de fundaciones, hogares para chicos
de la calle o madres solteras) como en promover el desarrollo de las artes o las
ciencias (como por ejemplo, el Mozarteum argentino, centros culturales barriales,
bibliotecas públicas).
Las organizaciones sin fines
de lucro necesitan valerse de recursos económicos para perdurar, pero la
ganancia no es el objetivo principal de su actividad, sino un medio de
subsistencia (tanto de la organización como de su obra). Lectura para
profundizar
Tipos de
organizaciones:
¿Es posible
mezclar ganancias con filantropía?
La evolución de las
organizaciones hace que empresas con fines de lucro sé articulen con
organizaciones claramente sin fines de lucro.
'Por ejemplo, American
Express, en 1993 acuñó el término
mercadotecnia (en inglés marketing} para causas nobles cuando lanzó una
campaña publicitaria que se comprometía a donar un centavo de dólar para la
restauración de la Estatua
de la Libertad
cada vez que alguien utilizara la tarjeta American Express. Desde entonces,
ésta se ha convertido en una estrategia importante para las empresas. El
concepto es simple: por cada compra de un producto determinado, una empresa
dona una porción del ingreso a una organización no lucrativa. Publicitar
este tipo de actitudes genera ventas y utilidades para las empresas como
American Express, que pusieron este plan en marcha.
Algunos observadores
critican estas medidas ya que consideran que al hacer grandes aportes, las
empresas “'deciden" en las
organizaciones sin fines de lucro a las que favorecen.
La mercadotecnia por
causas riobles proporciona a las instituciones filantrópicas publicidad y
donaciones mientras que a las
compañías les genera una imagen pública positiva y en ocasiones, mejores
ventas, por lo que aun a pesar de sus críticos es una tendencia que parece
aumentar:
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TODO ES CUESTIÓN DE ENFOQUE
Para comprender mejor si es
posible que haya una única definición de organización, una vez conocidas las
características, los elementos y los tipos, tomaremos como ejemplo la película
The Truman Show.
La película trata acerca de
una organización creada con el fin de hacer un programa de televisión sobre la
vida de Truman -el protagonista- que ignora que es parte de este show, y que es
filmado las 24 horas del día los 365 días del año, desde que nace, y televisado
en directo. El público ve, en todo el mundo, cómo Truman transcurre sus días sin
darse cuenta de que lo que lo rodea es artificial.
Cuando llega a adulto, Truman
comienza a sospechar que algo raro sucede a partir de ciertas repeticiones de
acciones de su esposa y de la gente. Sin embargo, no puede percibir qué es lo
que pasa ya que desde chico fue educado de acuerdo con esa realidad y le cuesta
percibir otra.
A partir del momento en que
empieza a sospechar se generan distintas reacciones por parte del director del
show y de su equipo, de los actores y del público detrás de la pantalla;
aumenta la cantidad de público, de tandas publicitarias y de ganancias.
En la película se aprecia que
la percepción del mundo y de las organizaciones que tiene Truman, no es la
misma que la que tiene quien hace de director del programa.
Para los otros personajes de la
película (actores que se desempeñan como esposa, vecinos, etcétera) The Truman
Show es el lugar donde trabajan, reciben un sueldo, a costa de engañar a
Truman, haciéndole creer que ésa es la realidad, que son sus vecinos reales, su
esposa real .Ellos perciben a la organización como una fuente de trabajo. Para
los telespectadores la organización que alberga a The Truman Show sólo es
percibida como tal en las propagandas que se emiten. La "organización-empresa"
está ahí, aun cuando no se "vea".
Esta diferencia entre los
puntos de vista se debe, entre otras cosas, a que la información que cada uno
posee no es la misma, a que su lugar de visión también es distinto, así como
las percepciones que tienen de esa realidad.
Se puede concluir que no
existe una única definición para lo que es una organización sino que ésta varía
en función de las diferentes perspectivas desde donde el observador se
posicione para mirarla.
Además, el concepto de
organización está en evolución y se va renovando con el transcurso del tiempo.
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La película muestra un mundo ficticio y una empresa eficiente.
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Los condicionantes
Los
enfoques condicionantes
Los enfoques varían debido a
que todos los seres humanos somos diferentes, tenemos distintas formaciones y
experiencias. Pero no sólo se observan diferencias entre las distintas
personas: con el transcurso del tiempo es factible que una misma persona cambie
su manera de ver las cosas y el enfoque que tiene sobre ellas. Esta forma es
siempre parcial e incompleta y esta situación debe ser conocida por el observador
en el momento del análisis.
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Un empresario, que había
incursionado con éxito en varios rubros, decidió incursionar en el mercado
de comida para perros tras un cuidadoso análisis del sector en cuestión.
El dinero no era su problema, de manera que construyó la mejor
fábrica, contrató a !os mejores especialistas en todas las áreas y se lanzó a la nueva aventura.
En la primera junta anual
de la compañía, los responsables de cada departamento -Producción, Ventas,
Publicidad, Marketing. Administración- dieron cuenta de su impecable
desempeño.
Al final de las
presentaciones, el presidente tomó la palabra. Felicitó a todos por sus
actuaciones pero observó que, a pesar del esmero con que se fabricaba el
producto, del monto invertido en publicidad y de la experiencia indudable
de los equipos de promoción, los resultados obtenidos eran francamente
frustrantes.
Pidió a los ejecutivos
que reflexionasen sobre ello mientras daba un paseo por el jardín del hotel
donde se celebraba la reunión.
Allí encontró a un hombre
con su perro.
Entró en conversación con
él tras algunos preliminares de
cortesía, le preguntó qué le daba de comer a su mascota.
-Bueno, alimento
balanceado WH, ya veces YZ.
-¿No ha probado AD? -que era,
naturalmente, su propio producto.
- Sí, sí. Lo compré una
vez. Me llamó la atención la propaganda, el precio me pareció conveniente
y el envase es muy práctico. Pero... iii a Toby no le gusta!!!
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En el relato encontramos
miradas "parciales" -tomando como tales a las de los ejecutivos de
cada departamento en las cuales se ven algunos aspectos de la organización. Es
distinto el enfoque de la
Dirección General que, si bien percibe una organización que
se esfuerza, es poco eficaz en el logro de sus objetivos. Desde esa mirada, no
se llega a comprender el por- qué de dicha realidad: esto puede presuponer una
incapacidad del observador o la existencia de algún otro impedimento.
Coexistente con esos
enfoques, se encuentra la mirada del cliente (el dueño de la mascota que
consume el alimento) que, si bien no conoce todo el proceso de trabajo de la
organización, observa y juzga sus resultados mejor que los que trabajan en
ella.
Aquí sucede algo similar a
The Truman Show, en que los distintos personajes actúan de acuerdo con la percepción
de la realidad que tienen, pero ésta no es total, sino siempre parcial. Si una
persona está en contacto con el entorno, puede aumentar la posibilidad de
conocer la propia realidad: es decir "abrir el foco", "ampliar
el panorama, profundizarlo".
Nuestra opinión sobre la
realidad de las organizaciones es parcial y relativa, tanto acerca de su
accionar como de su evolución, sus resultados, su utilidad o su valor, en síntesis,
sobre su realidad. Esto se debe a que tenemos enfoques. Los enfoques son organizadores
del conocimiento pero, a su vez, son un condicionante.
Los condicionantes nos llevan
a construir distintas definiciones de una organización, por eso no es posible
establecer una única definición de carácter permanente.
Para poder conocer mejor la
realidad de una organización se plantea el desafío de transitar por los
distintos enfoques condicionantes y parciales. Estos son:
- la
observación interna,
- la
observación externa,
- el
momento de la mirada
- y las
creencias y prejuicios.
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Al finalizar el partido ¿qué factores tendrán en cuenta los empresarios
de ambos clubes para evaluar su éxito o fracaso? ¿Y los hinchas de uno u
otro equipo? ¿Es probable que los enfoques del evento difieran si la
persona que lo observa es hombre o mujer? ¿Por qué sucede esto?
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La visión de la organización
que puede tener el director de una empresa es diferente de la que tiene un
obrero o un miembro del estrato jerárquico inferior o medio.
En
"La comida de Toby", la mirada de los ejecutivos era de satisfacción
y optimismo, pues medían su actuación individual o la de su sector. Sin embargo,
para el dueño, la evaluación global de los resultados reflejados en las ventas
hacía que su visión fuera más pesimista.
Tampoco es igual la mirada que tiene el miembro de una gerencia o sector
determinado respecto de otro. Por ejemplo, la mirada del hombre de ventas
respecto del de finanzas o del de producción: mientras uno evalúa la
organización teniendo en cuenta si vende o no, el otro lo hará de acuerdo con
la disposición o no de dinero para financiar su funcionamiento o la forma en
que se produce, midiendo tiempos, calidad y costos.
La mirada condicionada por la posición interna que ocupa cada persona
en la organización está caracterizada por los límites de la actividad
específica en sí (por ejemplo el trabajo en producción es diferente del de
ventas), por el acceso a distintos niveles y cantidades de información (por
ejemplo, realizar estudios de mercado), por la cultura propia de la actividad o
del sector (tradiciones), por las relaciones de poder entre sus integrantes
(más o menos participativas), por la formación y experiencia de la gente (sus
costumbres, educación), etcétera.
La visión sobre la organización también variará según se trate de un
proveedor, un cliente, un competidor, un asesor externo o un organismo gubernamental.
En "La comida de Toby", el cliente tiene una mirada que no es
crítica de la organización en sí, ni siquiera de la forma en que se hacen las
cosas, sino que es simple y tajante por los resultados en su mascota ("a
Toby no le gusta"). Esta sencilla observación no pudo ser hecha,
aparentemente, por ningún integrante de la organización.
Sus competidores observarán aspectos relacionados con la competitividad
de la organización; un proveedor evaluará a la organización en función de si le
va apagar lo que le compra y cuánto le comprará en un futuro; un banco revisará
sus aspectos económico-financieros para evaluar si le presta dinero o cómo se
lo presta. Esta diferencia de percepción está basada en el tipo de intercambio
que se tiene con la organización en cuestiones tales como, por ejemplo, si se
le compra o se le vende, si se le presta o se le debe, etcétera.
Otro
factor está dado por las personas con las que se hace contacto en la
organización y lo que dichas relaciones generan. Por ejemplo, el cliente de un
banco que se relaciona con el personal de una sucursal donde lo atienden bien,
tendrá una visión favorable de ese banco. Pero puede existir, en el mismo
banco, otra sucursal donde la atención no sea buena: la visión que se tendrá de
la organización será desfavorable.
Quienes
están en contacto con personas del entorno ingresan información, opiniones,
inquietudes y otros datos del medio, que cambian ° pueden cambiar relaciones,
políticas o decisiones dentro de la organización. Por ejemplo, si un cliente se
queja por maltrato, pueden sancionar o despedir a quien lo atendió, modificar
normas de atención al cliente, compensarlo económicamente, destinar recursos
para capacitar mejor al personal de atención al cliente, etcétera.
En The Truman Show, un personaje del entorno le abre a Truman la perspectiva
de saber más allá de las fronteras de su mundo. Esto muestra el impacto que el
entorno es capaz de generar, tanto en las organizaciones como en las personas.
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La mirada de un consultor externo agrega valor a la gestión empresaria
n términos de estrategia, estructura, procesos, productos, etc. Lupas es
una consultora argentina que realiza investigaciones de mercado para
grandes y medianas empresas.
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El ambiente externo a la organización es muy cambiante. Se puede afirmar
que el cambio es constante. La relación entre las organizaciones y el entorno
fluye en dos direcciones: las organizaciones asimilan las transformaciones del
entorno (tecnológicas, culturales), es decir, sufren cambios y, recíprocamente,
lo modifican. Esto implica que el panorama que se tiene de una organización
estará condicionado por el momento en el que se efectúa la mirada sobre ella.
Por ejemplo, la aparición de Internet y del correo electrónico modificó
hábitos y costumbres de trabajo en las organizaciones. Algunas de ellas
aprovecharon este adelanto y lo utilizaron para desarrollar nuevas formas de
gestión (desde pedir pizza a domicilio, reservar pasajes y estadías para
vacaciones, invertir dinero, capacitarse, leer las noticias, hasta buscar
pareja). Antes de Internet, la misma organización se manejaba de otra manera y
por lo tanto hubiese sido percibida por el observador en forma diferente.
Por este motivo es importante precisar el momento en se efectúan las miradas
sobre una organización, para comprender la percepción que tiene el observador
de acuerdo con las circunstancias propias de ese momento (cambios de moda, de
gustos o de ideologías en el consumidor; cambios políticos, tecnológicos o
científicos en el nivel global, etcétera).
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La concepción antigua del
correo ha variado en el transcurso del tiempo por el cambio tecnológico.
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Ya se ha mencionado la importancia de las miradas, evaluando las
internas, las externas y atravesándolas por el filtro del tiempo, que las
condiciona.
Existe
otro filtro a la mirada organizacional relacionado con ciertas condiciones
inherentes al observador: sus creencias y prejuicios.
El
ser humano no es un observador objetivo, ya que su propia naturaleza lo hace
subjetivo en sus apreciaciones, sentimientos, pensamientos y acciones.
A
esta situación hay que sumarle las distintas experiencias por las que
atraviesa, así como su formación y la información a la que tiene acceso, la que
selecciona y la que incorpora a sus saberes y habilidades. Esto hace que en su
formación y su experiencia se vayan creando filtros, supuestos y estilos
personales que condicionan su mirada.
El
desafío de analizar una organización comienza a complicarse cuando nos damos
cuenta de que quienes lo hacemos somos personas, es decir, individuos con las
características antes mencionadas. A las personas que analizan organizaciones
las llamaremos "analistas".
Las creencias y prejuicios del observador se ven afectados también por
el hecho de que se desempeñe dentro o fuera de la organización. En "La
comida de Toby", por ejemplo, si se analiza desde la mirada del accionista
(es decir, de quien pone dinero y es propietario en un porcentaje de la
empresa) se puede afirmar que no se cuidó el negocio cuyo objetivo, desde este
punto de vista, es ser rentable y ganar dinero y que esa organización está en
desventaja competitiva. Sin embargo, un analista especializado en procesos de
trabajo podría afirmar que se ha llevado el producto al cliente en tiempo y
forma, de manera eficaz, y que por ende la organización tiene ventajas
competitivas.
Todas las organizaciones son distintas, por lo que cada uno puede tener
su propia definición. Esto es lo que hace que las organizaciones sean caracterizadas
como complejas y que se las deba analizar específicamente sin caer en
generalidades.
